Guía del Archivo

La disposición transitoria tercera de la Ley 1/1992, de 21 de mayo, de Coordinación del Sistema Universitario, preveía la incorporación al sistema andaluz de una “nueva Universidad de Sevilla”. Dicha previsión se llevó a efecto mediante la Ley 3/1997, de 1 de julio, de creación de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla.

Como segunda institución pública de educación superior de la provincia de Sevilla, su objetivo originario fue facilitar el ejercicio del derecho a la educación, contribuyendo a adecuar la oferta de plazas universitarias a la demanda de enseñanza. Así mismo, se fijaba como objetivo de futuro alcanzar una identidad propia dentro del sistema universitario andaluz, guiada por la calidad y el compromiso permanente con la sociedad. La UPO comenzó su actividad en el curso académico 1997/1998 con ocho titulaciones. Actualmente ofrece más de setenta títulos oficiales de grado y postgrado, que son cursados por más de 12.000 estudiantes.

El campus de la Universidad Pablo de Olavide se ubica, en su mayor parte, en los terrenos e instalaciones de la Universidad Laboral de Sevilla, que, bajo la gestión de la Pía Sociedad de San Francisco de Sales (Salesianos de Don Bosco), comenzó sus tareas docentes el 3 de noviembre de 1956 con el nombre de Universidad Laboral “José Antonio Primo de Rivera”.

La personalidad jurídica de las universidades laborales quedó extinguida por el Real Decreto-Ley 36/1978, de 16 de noviembre, asumiendo sus funciones y competencias el entonces recién creado Instituto Nacional de Enseñanzas Integradas. En virtud del Real Decreto 2049/1979, de 14 de agosto, las universidades laborales fueron convertidas en Centros de Enseñanzas Integradas. El Real Decreto 2183/1980, de 10 de octubre, declaró extinguido el Instituto Nacional de Enseñanzas Integradas, pasando a asumir sus funciones el Ministerio de Educación.

Tras su transferencia a la Comunidad Autónoma de Andalucía (Real Decreto 3936/1982, de 29 de diciembre), en 1988 el Centro de Enseñanzas Integradas de Sevilla se reorganizó en el Complejo Educativo Integrado de Sevilla, constituido por dos Institutos de Enseñanza Secundaria de Bachillerato y Formación Profesional, una Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Agrícola, una Escuela Universitaria de Arquitectura Técnica, un centro residencial y un área funcional de servicios administrativos y de asistencia y mantenimiento (Decreto 101/1988, de 10 de marzo).

Por Decreto 115/1989, de 31 de mayo, se integraron en la Universidad de Sevilla los estudios de la Escuela Universitaria de Arquitectura Técnica, así como la Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Agrícola, con efectos a partir del curso académico 1989/1990.

Tras quedar reducidas sus actividades a las de sus dos institutos y la residencia escolar, el Complejo Educativo Integrado de Sevilla quedó extinguido por Decreto 293/1995, de 12 de diciembre. Los dos Institutos de Enseñanza Secundaria fueron integrados en la red de centros de enseñanzas medias (IES Hermanos Machado e IES María Teresa León), mientras que el centro residencial fue suprimido definitivamente.

Una vez creada la UPO por la referida Ley 3/1997, el Decreto 221/1997, de 30 de septiembre, transfirió a la nueva universidad todos los bienes muebles e inmuebles del antiguo Centro de Enseñanzas Integradas de Sevilla, a excepción del Pabellón denominado San Fernando.

La parte del campus de la Universidad Pablo de Olavide que comprende el complejo de la antigua Universidad Laboral fue inscrita en el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz, como bien de catalogación general, por Orden de 22 de julio de 2008, de la Consejería de Cultura (BOJA de 8 de agosto).

El campus de la Universidad Pablo de Olavide se sitúa al sureste de la ciudad de Sevilla, en la confluencia de los términos municipales de Sevilla, Alcalá de Guadaíra y Dos Hermanas. Aunque las instalaciones de la universidad se extienden en su mayor parte por este último municipio, el núcleo urbano más próximo al campus es la ciudad de Sevilla, de cuya área metropolitana forma parte.

La universidad se ubica, por tanto, en el corazón de la provincia de Sevilla. Esta es la provincia más poblada de la comunidad autónoma de Andalucía, con una superficie de 14.036 km² y un total de 1.952.042 habitantes distribuidos en 106 municipios, según el censo de 2019.

El municipio de Sevilla es la capital de la provincia y de la comunidad autónoma, sede del Parlamento de Andalucía y de las principales instituciones y órganos del gobierno autonómico. Su casco antiguo es el más extenso de España y uno de los más grandes de Europa, albergando un importante patrimonio histórico y monumental que la convierten en una ciudad receptora de turismo tanto nacional e internacional.

La ciudad fue sede de la Exposición Iberoamericana de 1929, cuyos parques y edificios se conservan, y de la Exposición Universal de 1992. Actualmente en ella se encuentran dos universidades públicas, una de las pinacotecas más destacadas de España (el Museo de Bellas Artes), el Archivo General de Indias y otros muchos centros culturales públicos y privados que refuerzan su interés turístico y cultural.

Pese a su ubicación a 75 km del océano Atlántico, cuenta con el único puerto marítimo en interior de España, pues el río Guadalquivir es navegable desde su desembocadura en Sanlúcar de Barrameda hasta la capital hispalense. Está comunicada con Madrid y otras ciudades de su entorno por autovías y ferrocarriles de alta velocidad. Su aeropuerto mueve más de 7 millones de viajeros anuales (datos de 2019) y opera vuelos regulares a 20 ciudades en España y más de 40 destinos en el extranjero (Europa y Marruecos).

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
• Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, modificada por Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril.
• Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
• Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
• Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
• Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía.
• Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
• Decreto Legislativo 1/2013, de 8 de enero, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Andaluza de Universidades.
• Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y Desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.
• Ley 3/1997, de 1 de julio, de creación de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla.
• Decreto 298/2003, de 21 de octubre, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla, modificado por Decreto 265/2011, de 2 de agosto.

El Archivo General es un servicio funcionalmente dependiente de la Secretaría General de la Universidad, según lo establecido en el artículo 40.2.e) de los Estatutos de la UPO.

Las actividades técnicas, administrativas y de gestión que desarrolla el Archivo están encomendadas al personal de administración y servicios de la Universidad (art. 116 de los Estatutos). En la actualidad estas funciones las desempeña un funcionario de carrera que ocupa el puesto de Jefe de Unidad.

Los documentos ingresan en el Archivo remitidos por las áreas y servicios administrativos de la Universidad y sus fundaciones, según el calendario de transferencias pactado con los mismos.

Este procedimiento ordinario convive con una serie de transferencias extraordinarias que se vienen realizando desde la puesta en funcionamiento del Archivo General, con la finalidad de poner al día la documentación generada desde los comienzos de la Universidad y que aún se encuentra en los archivos de gestión.

El depósito cuenta con las instalaciones adecuadas para la correcta instalación y conservación de la documentación en soporte de papel. El servicio mantiene de manera informatizada los distintos instrumentos de descripción y recuperación de la información, y cuenta con el equipamiento necesario para la puesta a disposición de los usuarios de copias digitales de los documentos.

Así mismo, el Archivo General trabaja en la implementación de las soluciones tecnológicas necesarias para la gestión de la documentación electrónica que se produce en las áreas administrativas y, en consecuencia, para la futura constitución del archivo electrónico único.

Se contempla la posibilidad de ingreso de fondos de otras procedencias por donación, depósito o comodato.

El Archivo General de la UPO cuenta con un depósito que alberga la documentación generada en soporte de papel. Este depósito está ubicado en la planta baja del edificio nº 25 “Juan Bautista Muñoz”, ocupando la esquina sureste del mismo. Tiene una superficie de 311,37 metros cuadrados y está dotado de armarios compactos para la instalación de documentos.

El fondo propio del Archivo General es el producido por la UPO desde su creación en el año 1997, que incluye, según la normativa vigente, no solo la documentación generada por la Universidad Pablo de Olavide como Administración pública, sino también la de sus fundaciones (Fundación de Municipios Pablo de Olavide, Fundación Universidad-Sociedad y Fundación Conocimiento y Cultura, estas dos últimas unificadas en 2015 bajo la denominación Fundación Universidad Pablo de Olavide). Es necesario referirse, por tanto, a varios subfondos en virtud del principio de procedencia, que en su conjunto abarcan la totalidad de las actividades que despliega la universidad para la consecución de sus fines como institución pública de enseñanza superior.

Además del fondo propio de la Universidad, en el Archivo General se encuentran documentos pertenecientes a otros dos fondos ajenos a la UPO:

1. 1. Se conserva en préstamo una pequeña parte del fondo del Archivo de la Delegación de la Compañía Sevillana de Electricidad Endesa de Sevilla, identificado con el código ES.41091.ADCSEE en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica, propiedad de la empresa ENDESA S.A. Comprende los libros de contabilidad de un período que abarca esencialmente las décadas de los años 50, 60 y 70 del pasado siglo XX, que permanecen en nuestra universidad desde el inicio de los proyectos de investigación acerca de la documentación del archivo histórico de Sevillana de Electricidad, emprendidos por el profesorado del actual Departamento de Economía Financiera y Contabilidad y financiados, al menos en parte, por la Fundación ENDESA.
   2. Otro fondo conservado en régimen de depósito, que comprende documentación (esencialmente partituras) propiedad de la Orquesta Bética Filarmónica de Sevilla, fundada en 1924. El archivo musical de la Orquesta Bética Filarmónica se inicia con los fondos de la Orquesta Bética de Cámara, sigue con los de la Orquesta Sinfónica de Sevilla, que desde 1964 se denomina Orquesta Filarmónica de Sevilla, hasta que finalmente recupera su nombre original como Orquesta Bética Filarmónica de Sevilla en 1976. Existe un catálogo elaborado por Joaquín Romero Lagares (Catálogo del archivo de música de la Orquesta Bética Filarmónica de Sevilla, Sevilla, Consejería de Cultura y Deporte de la Junta de Andalucía, 2013). La citada documentación se encuentra en nuestra universidad en virtud del Protocolo general de colaboración entre la UPO y la Orquesta Bética Filarmónica de Sevilla, suscrito el 6 de abril de 2011, por el que la UPO se compromete a facilitar un lugar apropiado para el almacenamiento de los fondos musicales y archivo de la Orquesta y se establece el régimen de acceso a la documentación.

Por último, el Archivo General conserva algunos documentos sueltos que pertenecen al fondo de la antigua Universidad Laboral de Sevilla y a la etapa inmediatamente anterior a la creación de la UPO por Ley.

Además de esta guía, el Archivo cuenta con un inventario de su fondo, parcialmente informatizado, que recoge la descripción de las unidades documentales y su ubicación en el depósito, y que permite obtener informes de manera automática a partir de cualquier nivel del cuadro de clasificación.